أين يوفّر مساعد الذكاء الاصطناعي الوقت وأين لا يوفّره
سبع مهام مكتبية يحسنها مساعد الذكاء الاصطناعي، وأربع لا يؤتمن عليها، وأربع قواعد للفريق، واختبار بالعربية من عشر دقائق قبل أن تختار.
يوفّر مساعد الذكاء الاصطناعي الوقت في الأعمال الكتابية، حين يستطيع الموظف أن يراجع النتيجة في وقت أقصر مما تستغرقه كتابتها من الصفر. ويضيّع الوقت، أو يضرّ، حين لا يراجع أحد ما يكتبه، أو حين يكون الناتج رقمًا أو قرارًا. في ما يأتي سبع مهام يستطيع موظفوك أن يوكلوها إليه من صباح الغد، وأربع يُبقونها بأيديهم، وقواعد يحتاجها الفريق، واختبار من عشر دقائق تجريه قبل أن تختار أداة.
سبع مهام يوفّر فيها الوقت فعلًا
- المسودة الأولى لرسالة أو كتاب، بالعربية أو الإنجليزية. تعطيه الوقائع والنبرة المطلوبة، فتصحّح مسودة بدلًا من أن تبدأ من صفحة بيضاء.
- تغيير الأسلوب. ملاحظة كتبتها كما تكتب على واتساب تصير كتابًا رسميًا، وكتاب رسمي من ثلاث صفحات يصير أربعة أسطر ترسلها إلى زميل.
- تلخيص مستند طويل أو عقد أو سلسلة رسائل، لتعرف أي الأجزاء يستحق أن تقرأه كاملًا.
- ترجمة أولية بين العربية والإنجليزية، يراجعها بعد ذلك من يتقن اللغتين.
- استخراج البيانات من مستند ممسوح ضوئيًا. اسم المورّد والتاريخ ورقم الفاتورة والمبلغ الإجمالي من فاتورة أو استمارة ممسوحة، مرتّبة في أعمدة تلصقها في جدول بيانات.
- تحويل ملاحظات الاجتماع إلى قائمة مهام: من المكلَّف بكل مهمة، وما موعدها.
- كتابة صيغة (معادلة) في جدول بيانات. تصف له ما تريد بالكلام، كأن تطلب مجموع العمود D للصفوف الخاصة بفرع البصرة، فيكتب الصيغة ويشرحها.
يجمع هذه المهام أمر واحد: المصدر أمامك، فمراجعة النتيجة لا تستغرق أكثر من دقيقة.
أربع مهام يخطئ فيها أو تنطوي على خطر
- أي رقم يأتي به من ذاكرته. سعر صرف، أو رسم كمركي، أو رقم مادة في قانون، أو رقم هاتف وزارة، أو مجموع جمعه بنفسه. المساعد يكتب ما يبدو صحيحًا في ظاهره، والرقم الخاطئ يأتي بالثقة نفسها التي يأتي بها الصحيح. خذ الأرقام من مستنداتك، أو من مصدر تستطيع فتحه وقراءته.
- صياغة قانونية أو مالية تُرسل من غير أن يقرأها إنسان. بند في عقد، أو ردّ على دائرة الضريبة، أو خطاب ضمان. قد تنفع المسودة، لكن التوقيع عليها توقيعك أنت.
- القرارات التي تخصّ الأشخاص. المفاضلة بين السير الذاتية، أو تقييم موظف، أو تحديد من يُمنح البيع بالآجل أو الخصم. يستطيع المساعد أن يلخّص الملف، أما القرار وأسبابه فمسؤولية شخص يمكن أن يُسأل عنهما.
- أي شيء سرّي يُلصق في أداة لم يقرأ أحد شروطها. قوائم العملاء والرواتب والعقود وصور الهويات. قبل أن يلصق الموظفون مواد كهذه في أي مساعد، ينبغي أن يكون أحد في الشركة قد قرأ ما تقوله الجهة المزوّدة عن مصيرها.
استعمالات نافعة، وما يحتاج فيها إلى إنسان
| استعمال نافع | ما يحتاج إلى إنسان |
|---|---|
| كتابة مسودة رسالة أو كتاب | قراءتها قبل الإرسال |
| تغيير الأسلوب | التأكد من الأسماء والألقاب والتواريخ |
| تلخيص مستند أو سلسلة رسائل | قراءة البنود المهمة كاملة |
| ترجمة أولية | مراجعة من يتقن اللغتين |
| استخراج بيانات فاتورة أو استمارة ممسوحة | مطابقة كل مبلغ مع الأصل |
| تحويل ملاحظات الاجتماع إلى مهام | تأكيد المسؤولين والمواعيد مع أصحابها |
| كتابة صيغة في جدول بيانات | تجربتها على صفوف تعرف نتيجتها |
المهام الأربع الخطرة لم تدخل الجدول، لأن المراجعة وحدها لا تكفي فيها. يقوم بها إنسان، وأقصى ما يقدّمه المساعد عون في الصياغة.
أربع قواعد للفريق
- لا يخرج نص قبل أن يقرأه إنسان. من يضغط زر الإرسال مسؤول عن النص، أيًا كان كاتبه.
- يبقى المصدر مع الناتج. الملخّص يُحفظ مع المستند، والجدول مع الصورة الممسوحة، والترجمة مع الأصل.
- اتفاق مكتوب على ما يجوز لصقه وما لا يجوز. تكفي صفحة واحدة فيها ثلاث قوائم: مسموح، ومسموح بعد حذف الأسماء، وممنوع.
- شخص واحد مسؤول عن القواعد. يعرف الموظفون من يسألون، وهو يحدّث الصفحة كلما تغيّرت أداة أو شروطها.
اختبار من عشر دقائق بمواد من مكتبك
العروض التجريبية تُقدَّم بأمثلة مرتّبة، وبالإنجليزية غالبًا. أما مكتبك فيعمل بالعربية، وعلى مواد غير مرتّبة. قبل أن تختار أداة، أعطها ثلاثة أشياء من مكتبك أنت.
- رسالة حقيقية من عميل باللهجة. انسخ واحدة من واتساب كما هي، باللهجة العراقية ومن غير علامات ترقيم وبخطأ إملائي أو اثنين، مثل: «هلو شكد صار الحساب وشوكت توصل البضاعه». اسأل المساعد ماذا يريد العميل، ثم اطلب منه ردًّا مهذّبًا، وانظر هل فهم الطلب أم خمّن.
- مستند عربي ممسوح ضوئيًا. فاتورة أو كتاب رسمي عليه ختم يغطي جزءًا من النص. اطلب التاريخ ورقم الفاتورة أو عدد الكتاب والمبالغ، وطابق كل واحد منها مع الورقة.
- كتاب رسمي إلى وزارة. أعطِ المساعد الوقائع في سطرين واطلب منه الكتاب. ثم انظر: هل جاء على هيئة الكتب الرسمية العراقية (العدد والتاريخ في الأعلى، ثم «إلى/» والجهة المخاطَبة، ثم سطر الموضوع «م/»، ثم «تحية طيبة»، ثم الختام «مع التقدير»)، أم جاء رسالة تجارية إنجليزية مترجمة؟
احكم على العربية لا على الإنجليزية. فالفروق بين مساعد وآخر تظهر أكثر ما تظهر في العربية، وفي اللهجة والصفحات الممسوحة ضوئيًا. توقّع أخطاء من كل أداة، وفضّل الأداة التي أخطاؤها قليلة وسهلة الاكتشاف. وقد وصفنا المواضع التي تتعثّر فيها العربية عادة في مقال ذكاء اصطناعي يجيب بالعربية فعلًا.
الكلفة: المحادثة أم الربط بنظامك
للدفع مقابل المساعد طريقتان.
المحادثة. يفتح الموظف نافذة فيكتب أو يلصق، ثم ينسخ الجواب. والأدوات من هذا النوع مجانية أو باشتراك شهري عن كل مستخدم. كلفتها سهلة التقدير، والعمل فيها يبقى يدويًا، مستندًا بعد مستند. وهذا يكفي في الغالب للمهام السبع السابقة.
واجهة API للربط بنظامك. يتولى مبرمج ربط المساعد بنظامك، فلا ينسخ أحد ولا يلصق. كل فاتورة ممسوحة تصل تُقرأ بياناتها وتدخل شاشة المحاسبة، أو كل استفسار يرد من الموقع يُعدّ له ردّ ينتظر الموافقة. والدفع هنا يكون عادة بحسب حجم النص المعالَج، وتُضاف إليه كلفة البرمجة اللازمة للربط ولمعالجة الحالات التي يخطئ فيها. وهذا الطريق مجدٍ حين تتكرر المهمة نفسها مرات كثيرة في اليوم.
ابدأ بالمحادثة. بعد أسابيع قليلة ستعرف أي مهمة يكررها موظفوك أكثر من غيرها، وهي المرشحة لمشروع الربط.
من أين تبدأ
اختر مهمتين من القائمة الأولى، واكتب صفحة القواعد، وأجرِ اختبار الدقائق العشر على الأدوات التي تفكّر فيها. ويمكن أن يكون منها Peak AI، وهو المساعد الذي تطوّره PearlFibers: محادثة باللغتين العربية والإنجليزية وواجهة من اليمين إلى اليسار، ومستندات تنزّلها بصيغة PDF أو Word أو Markdown، وقراءة لقطات الشاشة والمستندات الممسوحة ضوئيًا، وبحث في الويب مع ذكر المصادر. المحادثة مجانية لمن لديه حساب PearlFibers، وفيه واجهة API متوافقة مع OpenAI لمن يريد ربطه بنظام. اختبره بالمواد الثلاث نفسها كما تختبر غيره. وإن كنت تعرف المهمة التي تريد ربطها بنظامك، فأخبرنا عنها.