أدلة عملية 19 تشرين الأول 2026 6 دقائق قراءة

مَن يملك كلمات مرور شركتك؟

حسابات شركتك أنشأها أشخاص مختلفون على مدى سنوات. طريقة عملية لحصرها ونقل ملكيتها إلى الشركة، وما تفعله يوم يغادر موظف.

بقلم فريق PearlFibers

صفحة الشركة على فيسبوك فتحها المصمّم الذي رسم شعارها الأول. واسم النطاق سجّله المبرمج الذي بنى الموقع القديم. وإنستغرام ما زال يرسل رموز الدخول إلى هاتف موظف مبيعات ترك العمل قبل سنتين. لا يظهر أثر ذلك حتى يأتي يوم تحتاج فيه إلى تعديل ما، فيذهب الرمز إلى رقم لا يردّ عليه أحد في المكتب.

هذه حال مألوفة في الشركات التي كبرت على مدى سنوات، وترتيبها لا يكاد يكلّف شيئًا.

الحسابات التي هي الشركة نفسها

أغلب الحسابات وسيلة لتسهيل العمل. أما هذه فإن ضاع واحد منها لم يعد عملاؤك يجدونك أو يراسلونك أو يدفعون لك:

• اسم النطاق. من يتحكّم به يتحكّم بالموقع وبكل عنوان بريد إلكتروني قائم عليه. راجع مقال كيف تفقد الشركات اسم نطاقها.
• إدارة البريد الإلكتروني، وهي اللوحة التي تُنشأ منها صناديق البريد وتُغيَّر كلمات مرورها. وروابط استعادة كلمة المرور لأغلب الحسابات الأخرى تصل بالبريد، فمن يمسك بهذه اللوحة يصل إلى البقية.
• صفحتا فيسبوك وإنستغرام، وحساب الأعمال لدى ميتا الذي يضمّهما ويضمّ الإعلانات.
• الملف التجاري على غوغل: موقعك على الخريطة وساعات الدوام والتقييمات.
• الاستضافة، وفيها ملفات الموقع وقواعد بياناته.
• بوابة الدفع والخدمات المصرفية عبر الإنترنت.

كيف تضيع هذه الحسابات في العادة

قلّما يكون السبب سرقة يقوم بها غريب. الأسباب الشائعة أبسط من ذلك:

• أُنشئ الحساب ببريد الموظف الشخصي على جيميل أو برقم هاتفه، لأن ذلك كان أسرع طريق يومها.
• أُرسلت كلمة المرور في مجموعة واتساب، فبقيت في هاتف كل من مرّ بتلك المجموعة.
• كلمة مرور واحدة لكل الحسابات، فإذا تسرّبت من أضعف موقع فتحت البقية.
• رموز الدخول تصل برسالة نصية إلى هاتف موظف غادر الشركة.
• للحساب مسؤول واحد، فإن مرض أو استقال على خلاف لم يستطع غيره الدخول.

كل تصرّف من هذه كان معقولًا في وقته، والعلاج واحد لها جميعًا: أن ينتقل الحساب من الشخص إلى الشركة.

ترتيب الحسابات في ست خطوات

1. احصر كل حساب ومن يستطيع الدخول إليه. لا تنسَ الحسابات التي فتحتها وكالات الإعلان والعاملون المستقلون. دوّن أمام كل حساب عنوان البريد ورقم الهاتف اللذين سُجّل بهما، ثم جرّب الدخول إلى كل واحد بنفسك.
2. انقل الملكية إلى عناوين على نطاق الشركة. اختر عناوين وظيفية مثل admin@your-company.com يصل بريدها إلى أكثر من شخص، بدلًا من عنوان موظف بعينه. وإن كانت الشركة ما زالت تعمل ببريد مجاني فابدأ بتغيير ذلك، للأسباب المشروحة في مقال لماذا يجب ألّا يكون بريد شركتك ‎@gmail.com.
3. اجعل لكل حساب مهم مسؤولَين اثنين، وهما في العادة صاحب الشركة ومدير يثق به. أما الوكالة أو العامل المستقل فتكفيه صلاحية ينجز بها عمله، من غير أن يملك الحساب. ولفيسبوك وضع خاص: الصفحة يديرها أشخاص بحساباتهم الشخصية، فليكن صاحب الشركة نفسه ممّن لهم التحكّم الكامل في حساب الأعمال لدى ميتا، ومعه شخص آخر.
4. استخدم برنامجًا لإدارة كلمات المرور فيه خزنة مشتركة. يفتح الموظف الخزنة فيُدخل البرنامج كلمة المرور عنه، فلا يرسلها أحد في رسالة. وحين يغادر موظف، أخرجه من الخزنة وغيّر كلمات المرور التي كان يطّلع عليها.
5. فعّل التحقق بخطوتين عبر تطبيق مصادقة، واحفظ الرموز الاحتياطية في مكان آمن.
6. راجع بيانات الاسترداد. لكل حساب عنوان بريد ورقم هاتف للاسترداد، يُحدَّدان مرة ثم يُنسيان. ومن تصله رسالة الاسترداد يستطيع تغيير كلمة المرور، فضع بيانات الشركة مكان البيانات الشخصية.

هذه الخطوات لا تجعل ضياع الحساب مستحيلًا، لكنها تسدّ الطرق المعتادة إليه.

التحقق بخطوتين: التطبيق أم الرسالة النصية

التحقق بخطوتين معناه أن يطلب الحساب بعد كلمة المرور رمزًا قصيرًا، يولّده تطبيق مصادقة أو يصل برسالة نصية.

التطبيق هو الخيار الأقوى، لأنه يولّد الرمز في الهاتف نفسه. أما الرسالة النصية فمرتبطة بخط الهاتف: الشريحة قد تضيع أو تُستبدل، والخط الذي يُترك حتى تنتهي صلاحيته قد يُعطى رقمه لشخص آخر. ومع ذلك تبقى الرسالة النصية أفضل بكثير من غياب الخطوة الثانية. فإن لم يوفّر الحساب غيرها ففعّلها على رقم تملكه الشركة.

عند تفعيل التطبيق تعطيك أغلب الخدمات رموزًا احتياطية تنفع يوم يضيع الهاتف أو يتعطّل. اطبعها واحفظها في القاصة، وإلا فقد يكفي هاتف مكسور واحد لتُحرم الشركة من حسابها.

جدول جرد يمكنك نسخه

تكفي صفحة واحدة، تُحفظ حيث لا يصل إليها غير صاحب الشركة وشخص آخر. لا تُكتب فيها كلمات المرور. والبيانات الواردة هنا أمثلة.

العنوان الخارجي في الصف الأول عنوان بريد يتحكّم به صاحب الشركة وليس على نطاقها. فإذا انتهى تسجيل النطاق توقّف البريد عليه، ولم تصل رسالة الاسترداد المرسلة إلى أحد عناوينه.

يوم يغادر أحد الموظفين

أنجز هذه القائمة في آخر يوم عمل للموظف، ما دام في المكتب ويستطيع المساعدة.

• ألغِ صلاحياته في كل حساب مدوّن في جدول الجرد، وفي خزنة كلمات المرور.
• غيّر كل كلمة مرور مشتركة كان يعرفها.
• انقل ملكية أي حساب ما زال مسجّلًا ببريده الشخصي أو برقمه.
• تأكّد من أن عناوين الاسترداد وأرقامه لا تتضمن بياناته.
• أغلق صندوق بريده في الشركة أو حوّله إلى زميل، كي تبقى رسائل العملاء تصل إلى من يقرؤها.

اجعل ذلك إجراءً ثابتًا يسري على الجميع، مثل تسليم المفاتيح، فلا يفهمه أحد على أنه اتهام.

رسالة «صفحتك تخالف سياساتنا» المزيّفة

كل من يدير صفحة تجارية تصله عاجلًا أو آجلًا رسالة بهذا المعنى: صفحتك خالفت سياساتنا وستُحذف إن لم تؤكّد حسابك اليوم. يفتح الرابط صفحة تشبه فيسبوك، تطلب البريد الإلكتروني ثم كلمة المرور ثم رمز الدخول. ومن يكتبها يسلّم الصفحة وحساب الإعلانات المرتبط بها.

كيف تعرفها:

• ميتا لا تطلب كلمة مرورك في رسالة.
• انظر إلى العنوان في المتصفح قبل أن تكتب أي شيء. فالصفحات المزيّفة تستخدم عناوين تشبه العنوان الحقيقي، مع كلمة زائدة أو نهاية مختلفة.
• إن شككت فاترك الرابط. افتح التطبيق بنفسك وابحث عن التحذير هناك.

اعرض مثالًا من هذه الرسائل على كل من له صلاحية على الصفحة. وتطبيق المصادقة يفيد هنا لكنه لا يغني عن الانتباه، لأن الصفحة المزيّفة تطلب الرمز أيضًا.

من أين تبدأ هذا الأسبوع

ابدأ بالجرد ثم رتّب البريد، لأن أغلب الحسابات الأخرى مسجّلة بعنوان بريد. توفّر PearlFibers خدمة البريد الإلكتروني للشركات: صناديق بريد وعناوين بديلة على نطاقك، وتُنشأ الصناديق وتُغيَّر كلمات مرورها من بوابتك، فيبقى العنوان ملكًا للشركة حين يتغيّر الموظفون. ويجمع Loop الملفات والبريد والمحادثة والتقويم والمهام وجهات الاتصال تحت حساب واحد ومسؤول واحد، فيكون انضمام موظف جديد بإنشاء مستخدم واحد، ومغادرته بإغلاق مستخدم واحد.