التوظيف عبر موقعك بدلًا من بريد مزدحم بالسير الذاتية
السير الذاتية التي تصل بالبريد وواتساب تضيع. كيف تستقبل طلبات التوظيف عبر موقعك في قائمة واحدة، ومتى تحتاج شركة صغيرة إلى ذلك.
تنشر يوم الأحد إعلانًا على فيسبوك عن شاغر وظيفي لمحاسب. وما إن يأتي الخميس حتى تجد السير الذاتية في بريد الشركة العام، وفي البريد الشخصي للمدير، وفي واتساب موظفَين ظهر رقماهما مع الإعلان. بعضها ملف PDF، وبعضها صورة لورقة مطبوعة، وبعضها رسالة صوتية تسأل هل الوظيفة ما زالت متاحة.
لا أحد يعرف مَن ردّ على مَن، فيصل إلى بعض المتقدّمين ردّان ولا يصل إلى كثيرين منهم شيء. والشخص نفسه يتقدّم من طريقين فيُحسب مرتين. وحين يُفتح شاغر مشابه بعد ستة أشهر لا يُعثر على المتقدّمين الجيدين من هذه المرة. وتبقى صور البطاقات الوطنية والشهادات وعناوين السكن في محادثات خاصة على هواتف شخصية، حتى بعد شغل الوظيفة بزمن طويل.
والبديل أن تستقبل الطلبات عبر موقعك، فتصل كلها إلى قائمة واحدة. نشرح في هذا المقال ما يتطلبه ذلك، ومتى تحتاج إليه شركة صغيرة، وما الذي تفعله إلى أن يحين ذلك.
نظام تتبّع المتقدّمين بكلام بسيط
نظام تتبّع المتقدّمين برنامج يؤدي للتوظيف ما يؤديه نظام الطلبيات للمبيعات. لكل شاغر وظيفي سجل. وكل طلب تقديم مربوط بشاغره وبصاحبه. وكل متقدّم يقف عند مرحلة، ونقله إلى المرحلة التالية يتم بنقرة يراها فريق التوظيف كله. الجزء الظاهر للناس هو صفحة الوظائف في موقعك، حيث تُعرض الشواغر ويُملأ نموذج التقديم. والجزء الداخلي هو القائمة التي يعمل عليها فريقك.
كيف يتغيّر العمل
- نموذج تقديم لكل شاغر، بالأسئلة التي تحتاج إليها. نموذج السائق يسأل عن صنف إجازة السوق والمدينة، ونموذج المهندس يسأل عن سنوات الخبرة في المواقع. فلا تعود تقرأ سيرة ذاتية كاملة لتستخرج منها معلومة واحدة.
- كل الطلبات في قائمة واحدة. تُرتَّب وتُفرَز كما تشاء، والسيرة الذاتية مرفقة بكل طلب.
- مراحل واضحة. جديد، في القائمة القصيرة، مقابلة، عرض وظيفي، تم التعيين، لم يقع عليه الاختيار. فيرى كل عضو في الفريق أين وصل المتقدّم ومَن نقله إلى هناك.
- ملاحظات المقابلات في مكان واحد. يكتب كل مَن أجرى مقابلة ملاحظاته على السجل نفسه، فيبدأ اجتماع القرار من ملاحظات مكتوبة.
- ردّ على كل متقدّم. ما دام «لم يقع عليه الاختيار» مرحلة، يستطيع النظام أن يرسل رسالة مهذبة إلى كل مَن فيها.
- قاعدة متقدّمين يمكن البحث فيها. حين تحتاج إلى محاسب في البصرة مرة أخرى، تبحث فيها قبل أن تنشر إعلانًا.
صفحة الوظائف ونموذجها
النموذج أول ما يحكم به المتقدّم على شركتك، وفيه أربعة أمور تستحق العناية.
- الشواغر بالعربية والإنجليزية. كثير من المتقدّمين يرتاح لإحدى اللغتين دون الأخرى، فدعه يتقدّم بالتي يختارها.
- نموذج يعمل على الهاتف. توقّع أن يفتح المتقدّم الرابط من منشور أو من مجموعة واتساب، على هاتفه، وببيانات الهاتف في الغالب. فاجعل النموذج قصيرًا، واطلب رقم الهاتف أو واتساب، واجعل البريد الإلكتروني اختياريًا، فكثيرون يفتحون واتساب كل يوم ولا يفتحون بريدهم إلا نادرًا.
- بيان واضح بأنواع ملفات السيرة الذاتية وحجمها المسموح. اكتبه بجانب زر رفع الملف. فالمتقدّم الذي يُرفض ملفه الكبير الممسوح ضوئيًا من دون تفسير سيترك النموذج أو يرسل الملف عبر واتساب، فتعود إلى حيث بدأت.
- تأكيد يراه المتقدّم. رسالة على الشاشة تقول إن الطلب وصل، ومعها رسالة نصية أو بريد إلكتروني إن أمكن. ومن دونها يتقدّم الناس ثلاث مرات ليطمئنوا.
وصفحة الوظائف في موقعنا مثال على ذلك. يقبل نموذجها السيرة الذاتية بصيغة PDF أو DOCX حتى 5 ميغابايت، ويمكن ملؤه بالعربية أو بالإنجليزية، ويعرض رسالة تؤكد استلام الطلب، ويخبر المتقدّم بأن كل طلب يحصل على ردّ.
العناية بالبيانات الشخصية للمتقدّمين
كثيرًا ما تحمل السيرة الذاتية عندنا أكثر من الخبرة العملية: صورة شخصية، وتاريخ الميلاد، وعنوان السكن، والحالة الاجتماعية، وأحيانًا نسخة من البطاقة الوطنية. فعاملها كما تحب أن تُعامل بياناتك.
- مَن يحق له رؤية الطلبات. القائمون على التوظيف لتلك الوظيفة فقط. ولا ينبغي أن يكفي لذلك امتلاك حساب في لوحة تحكم الموقع.
- كم تبقى محفوظة. حدّد مدة، واذكرها في صفحة الوظائف، واحذف البيانات حين تنقضي. وإن أردت أن تحتفظ بالمتقدّمين لشواغر قادمة فاطلب موافقتهم في النموذج.
- الحذف عند الطلب. إذا طلب متقدّم حذف بياناته، وجب أن يستطيع أحدكم تنفيذ ذلك من مكان واحد. وهذا متعذّر حين تكون السير الذاتية موزعة على الهواتف.
هذه إرشادات عملية، ولا تغني عن الاستشارة القانونية. وإن كانت شركتك تعمل مع عملاء أو جهات مانحة من خارج العراق فاسألهم أو اسأل محاميك عمّا يشترطونه.
متى تحتاج شركة صغيرة إلى نظام، وماذا تفعل قبل ذلك
إذا كنت توظف شخصين أو ثلاثة في السنة فلا تحتاج إلى نظام. تكفيك ثلاث عادات:
- عنوان بريد مشترك واحد، مثل
jobs@على نطاق شركتك، يقرؤه شخصان. وكل إعلان يذكر هذا العنوان ولا يذكر أرقامًا شخصية. - جدول بيانات واحد فيه صف لكل متقدّم: الاسم، والهاتف، والوظيفة، والتاريخ، والمرحلة، ومَن يتابعه، والملاحظات.
- مسؤول واحد يتأكد من أن كل صف بلغ مرحلة نهائية وأن كل متقدّم تلقّى جوابًا.
ويستحق النظام كلفته حين يكون التوظيف مستمرًا أو بأعداد كبيرة: عدة شواغر في وقت واحد، أو وظائف في أكثر من مدينة، أو توظيف موسمي أو لمشروع تصل فيه عشرات الطلبات المتشابهة في أسبوع، أو حين يشترك في القرار أكثر من شخصين.
أسئلة تطرحها على أي جهة تعرض عليك نظامًا
- هل نستطيع أن نبني بأنفسنا نموذجًا مختلفًا لكل شاغر، من دون الرجوع إليكم؟
- هل واجهة المتقدّم عربية كاملة، من اليمين إلى اليسار، وتعمل على الهاتف؟
- هل يمكن أن يرى رئيس القسم شواغر قسمه فقط؟
- هل ينتبه النظام إلى أن الشخص نفسه تقدّم مرتين؟
- هل يمكن حذف بيانات متقدّم واحد حذفًا كاملًا؟
- هل نستطيع تصدير كل المتقدّمين وسيرهم الذاتية إذا تركنا الخدمة؟
مثال من عملنا
كانت شركة طريق الهمم، العاملة في الخدمات اللوجستية والإنشائية، تستقبل طلبات التقديم على وظائف في عدة محافظات بالبريد الإلكتروني والهاتف، بلا مراحل ولا سجل يبيّن مَن جرت مراجعته. فبنت لها PearlFibers نظام تتبّع متقدّمين يعمل من وراء صفحة الوظائف في موقعها. فيه إعلانات وظائف تُحدَّد أماكنها ومدة نشرها، وأداة لبناء النماذج يصمّم بها فريق التوظيف نماذج التقديم بنفسه، ومراحل متتابعة (جديد، قيد المراجعة، في القائمة القصيرة، مقابلة، قُدّم له عرض، تم التعيين)، وتقارير وإشعارات وصلاحيات بحسب الدور لفريق التوظيف. يُنشر الإعلان في الموقع العام، فتصل الطلبات إلى مسار المراحل، ويكون لكل متقدّم مرحلة وسجل. وفي دراسة الحالة لقطات من النظام.
إن كان التوظيف عندك يشبه ما وصفناه في أول المقال، فابدأ هذا الأسبوع بالعنوان المشترك والجدول. وحين لا يكفيان، تجد في صفحة تطوير البرمجيات كيف نحدد متطلبات مشروع كهذا وسعره، أو راسلنا واشرح لنا كيف توظّف اليوم.